ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUS

Mitä tietoja voin pyytää kunnalta?

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä.

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin Kärsämäen kunnan asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

Asiakirjapyynnöt välitetään kyseisestä asiasta vastaaville henkilöille.

Tietopyynnön toimittaminen

Kärsämäen kunnalle osoitetut tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Kirjaamon yhteystiedot

Asiointipiste/ kirjasto, 1. kerros

Osoite: Haapajärventie 1, 86710 Kärsämäki

Sähköposti: karsamaen.kunta@karsamaki.fi

Puhelin: 044 445 6801

Asiarekisteri

Kärsämäen kunta ylläpitää asiarekisteriä vireille pannuista asioista ja niiden

käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Tietoa voi hakea esim. asian tai asiakirjan otsikolla, hankkeen tai työryhmän nimellä, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä päivämäärätiedoilla, esim. asian vireilletulopäivän tai asiakirjan laatimispäivän avulla. Tarkempaa tietoa asiarekisteristä saa kirjaamosta.

Avoimet tietoaineistot

Kokoukset ja kokousasiat, julkaistavat viranhaltijapäätökset sekä kuulutukset ja ilmoitukset julkaistaan Kärsämäen kunnan kotisivuilla www.karsamaki.fi

Tietoaineistot

Kärsämäen kunnalla on hallussaan tietoaineistoja ja asiakirjoja liittyen seuraaviin vastuualueisiin:

Opetustoimen toimiala

• Opetustoimen toimialan tietovarantojen käyttötarkoituksena on hallinnon, varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, perusopetuksen ja lukion palveluiden järjestäminen.
• Opetustoimen hallintopalveluissa käsitellään kokous- ja muita päätösasiakirjoja ja toimintaan, talouteen ja hallintoon liittyviä aineistoja. Keskeisiä aineistoja ovat kokouspöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset.
• Varhaiskasvatuspalveluiden tietovarantojen käyttötarkoituksena on varhaiskasvatuspalveluiden lapsi- ja perhetietojen hallinta. Keskeisiä aineistoja ovat palvelun hakuun liittyvät asiakirjat ja palvelupäätökset, varhaiskasvatussuunnitelma ja siihen perustuvat lapsikohtaiset suunnitelmat ja toiminnan tilastointi.
• Esiopetuksen tietovarantojen käyttötarkoituksena on oppilastietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja tilastointi. Keskeisiä aineistoja ovat todistukset, opiskeluun liittyvät päätökset, valinnat, oppilashuollon asiakirjat, tilastot ja raportit sekä huoltajien tietoja.
• Perusopetuksessa ja koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnassa tietovarantojen käyttötarkoituksena on oppilas- ja opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja tilastointi. Keskeisiä aineistoja ovat todistukset, opiskeluun liittyvät päätökset, valinnat, oppilashuollon asiakirjat, tilastot ja raportit sekä huoltajien tietoja.
• Kuraattori- ja psykologipalvelujen aineistoja ovat oppilashuollon yksilökohtaiset asiakasrekisterit.
• Lukiopalveluiden tietovarantojen käyttötarkoituksena on opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja tilastointi. Keskeisiä aineistoja ovat todistukset ja arvioinnit, opetuksen suunnittelu, opiskelijaksi ottaminen, opiskelun järjestäminen, oppivelvollisuuden seuraaminen, valinnat, oppilashuollon asiakirjat, tilastot ja raportit.

Hyvinvoinnin- ja terveyden edistämisen toimiala

• Hyvinvoinnin- ja terveyden edistämisen toimialan tietoaineistojen käyttötarkoituksena on toimialan hallinnon, hyvinvointipalvelujen, kirjasto- ja kulttuuripalvelujen sekä nuoriso- ja vapaa-aikapalvelujen järjestäminen.
• Hyvinvoinnin- ja terveyden edistämisen toimialan hallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja ja toimintaan, talouteen ja hallintoon liittyviä aineistoja. Keskeisiä aineistoja ovat kokouspöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset.
• Kirjasto- ja kulttuuripalvelujen keskeisiä aineistoja ovat kirjastojärjestelmän asiakas- ja lainaustiedot, hankinta- ja kokoelmatiedot, tilastot ja tapahtumatiedot.
• Nuoriso- ja vapaa-aikapalvelujen keskeisiä aineistoja ovat asiakas- ja tapahtumatiedot, yhteistyötiedot ja tilastot.
• Järjestöavustusten tietoaineistona ovat hakemukset, valmisteluasiakirjat ja päätösasiakirjat

Yleishallinnon toimiala

• Yleishallinnossa käsitellään kokousasiakirjoja, hallinnon järjestämiseen ja kehittämiseen liittyviä aineistoja sekä luottamushenkilötietoja.
• Henkilöstöhallinnossa keskeisiä aineistoja ovat työntekijöiden palkka- palvelussuhdetta koskevat tiedot, henkilöstöä koskevat tilastot.
• Tietohallintopalvelujen keskeisiä aineistoja ovat julkisen hallinnon tietopolitiikkaa, tietoturvaa, digitalisointia ja sähköisiä palveluita koskevat aineistot.
• Taloushallinnossa käsitellään kunnan talouteen, verotukseen ja investointeihin liittyviä asiakirjoja.
• Sosiaali- ja terveystoimessa käsitellään lakisääteisten ja kunnan päättämien sosiaali- ja terveyspalvelujen hoitamisessa tarvittavia tietoja.

Teknisen toimiala

• Teknisissä palveluissa käsitellään kunnan omien toimitilojen ja väyläverkostojen kunnossapitoon, rakentamiseen, vuokraamiseen liittyviä tietoja sekä kaavoitus- ja maankäyttöprosesseissa tarvittavia tietoja.

Tietojärjestelmät:

• Innofactor Dynasty, tiedonohjausjärjestelmä, dokumentinhallinta, asianhallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätösten hallinta, sopimushallinta
• PrimusKurre, kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä
• Wilma – oppilaitoksen hallinto-ohjelma
• Aura – oppilashuollon asiakkuudenhallinta
• eDaisy, DaisyFamily – varhaiskasvatuksen sähköinen asiointi
• Axiell Aurora – kirjaston tuotantojärjestelmä
• Visma Intime Web-lasku – laskutusjärjestelmä
• Visma Personec F ESS – Henkilöstöhallinnon sähköinen asiointi
• Kerio Connect Client – sähköposti ja kalenteri
• Lifecare-potilastietojärjestelmä
• Pro Consona- sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmä